Schnittstellen · Warenwirtschaft und ERP
Shopify und Billbee
verbinden.
Billbee ist eine Multichannel-Software aus der Cloud, also eine Online-Software für den Verkauf über mehrere Kanäle, gedacht für kleine und mittlere Händler. Mit Shopify verbinden Sie Billbee über die Billbee-App im Shopify App Store; danach importiert Billbee Ihre Bestellungen, erstellt Rechnungen und Versandetiketten und meldet Bestände sowie Sendungsnummern zurück. Hier lesen Sie, wie der Abgleich arbeitet und wo Fehler entstehen.
Was fließt
Diese Daten verbinden Shopify und Billbee.
Für Billbee gibt es fertige Lösungen. Was sie übertragen, unterscheidet sich im Detail; das hier ist der übliche Umfang zwischen Shopify und Billbee.
- BestellungenShopify → Billbee
- Billbee ruft neue Bestellungen im eingestellten Importintervall ab, mit Webhooks, also sofortigen Meldungen des Shops, auch schneller. Ändern Apps Bestellungen nachträglich, rät Billbee zu mindestens zwei Minuten Mindestalter. Kunden-Tags, Währung und eine POS-Markierung für Ladenverkäufe sind einstellbar.
- LagerbestandBillbee → Shopify
- Ändert sich ein Bestand in Billbee, überträgt Billbee ihn meist binnen etwa einer Minute an Shopify. Umgekehrt läuft kein Abgleich. Jede Variante braucht in Shopify eine SKU, also eine Artikelnummer, und eine aktive Inventarverfolgung, die Bestandsführung von Shopify.
- Versandstatus und SendungsnummernBillbee → Shopify
- Setzen Sie eine Bestellung in Billbee auf „versendet“, gehen Status und Sendungsnummer an Shopify. Bei mehreren Paketen hinterlegen Sie laut Billbee zuerst alle Sendungsnummern und ändern erst danach den Status, damit Shopify sämtliche Nummern erhält.
- Artikel und VariantenShopify → Billbee
- Beim Artikelimport legt Billbee jede Shopify-Variante als eigenen Artikel an, dazu einen Elternartikel ohne SKU, Preis und Bestand. Die Steuersätze übergibt Shopify dabei nicht immer korrekt, prüfen Sie diese deshalb nach dem Import.
- Stornos und GutschriftenShopify → Billbee
- Stornieren Sie eine Bestellung in Shopify, kann Billbee automatisch eine Gutschrift erzeugen. Sie trägt die ursprüngliche Bestellnummer mit dem Zusatz „-GS“. Rückgaben über die Shopify-Funktion „Rückgabe“ erkennt Billbee dagegen nicht als Erstattung.
- Rechnungen und BelegeShopify → Billbee
- Aus den importierten Bestellungen erstellt Billbee Rechnungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine und Versandetiketten. Pro Shop können Sie ein eigenes Layout und einen eigenen Nummernkreis für die Auftragsdokumente festlegen, etwa um Belege je Verkaufskanal getrennt zu nummerieren.
Die Wege
So kommen Shopify und Billbee zusammen.
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Fertige App aus dem Shopify App Store
Die Billbee GmbH stellt ihre App „Billbee“ im Shopify App Store bereit. Sie starten die Verbindung in Billbee unter Einstellungen › Kanäle mit der Kachel „Shop hinzufügen“, wählen Shopify und installieren die App in Ihrem Shop. Ein Shopify-Shop lässt sich nur an ein einziges Billbee-Konto anbinden. In der Shopverbindung legen Sie anschließend Importintervall, Lagerort, Mindestalter, die Gutschrift bei Storno und den Umgang mit dem Zahlstatus „authorized“ für autorisierte, noch nicht eingezogene Zahlungen fest.
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Über einen Connector
Billbee ist selbst der Knotenpunkt: Neben Shopify binden Sie dort weitere Kanäle wie Amazon, eBay oder Etsy an, und der automatische Bestandsabgleich meldet Änderungen an alle angebundenen Shops und Marktplätze. Für Nebenprozesse eignen sich Automatisierungsplattformen. Zoho Flow bietet etwa Billbee-Auslöser für neue Bestellungen, Rechnungen, Sendungen, Kunden und Produkte sowie Aktionen wie das Ändern eines Bestellstatus. Den Kernabgleich mit Shopify überlassen Sie besser der Billbee-App.
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Eigene Anbindung über die API
Über die Billbee-API, eine REST-Programmierschnittstelle, greifen Sie laut Billbee auf fast alle Daten und Funktionen Ihres Kontos zu, darunter Bestellungen, Artikel, Bestände, Sendungen, Kunden, Rechnungen und Lieferscheine. Dafür brauchen Sie einen Entwickler-API-Key, den Sie per Formular bei Billbee anfordern, sowie Benutzername und API-Passwort. Die Zahl der Aufrufe pro Sekunde ist begrenzt. Sinnvoll ist das etwa für Fulfillment-Dienstleister, die Bestände und Sendungsnummern direkt melden.
Worauf es ankommt
Stolpersteine bei Billbee.
Bestand nur in Billbee pflegen
Der Abgleich läuft ausschließlich von Billbee zu Shopify, deshalb schreibt Billbee vor, den Lagerbestand nur in Billbee als führendem System zu pflegen. Korrekturen direkt im Shopify-Admin bekommt Billbee nicht mit. Buchen Sie Wareneingänge, Inventuren und Bruch daher konsequent in Billbee.
Mehrere Shopify-Standorte
Jedem Billbee-Lager ordnen Sie einen Shopify-Standort zu. Den Status „versendet“ kann Billbee aber nur übermitteln, wenn alle Artikel einer Bestellung am selben Standort liegen. Prüfen Sie den Lagerort im Artikel und in der Shopverbindung, bevor Sie aus mehreren Standorten versenden.
Rückgaben über Storno abbilden
Eine Rückgabe über die Shopify-Funktion erzeugt in Billbee keine Gutschrift. Billbee verlangt stattdessen, die Bestellung in Shopify zu stornieren; mit der Option „Gutschrift bei Storno erzeugen“ entsteht die Gutschrift dann automatisch. Stimmen Sie diesen Ablauf mit Kundenservice und Buchhaltung ab, bevor die ersten Retouren kommen.
Stücklisten für Bundles
Bundles legen Sie in Billbee als Stückliste an, einen Artikel, der sich aus mehreren Einzelteilen zusammensetzt. Damit Billbee den Bestand aus den Teilen errechnet, muss die Lagerbestandsverwaltung am Stücklistenartikel ausgeschaltet sein. Verschachtelte Stücklisten sind nicht möglich, und das Bundle braucht in Shopify eine passende SKU.
Steuersätze und USt-IdNr.
Beim manuellen Artikelimport übergibt Shopify teils keine oder falsche Steuersätze; prüfen Sie diese vor der ersten Rechnung. Für Bestellungen mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nennt Billbee das Plugin Exemptify oder eine eigene Programmierung. Die steuerliche Behandlung, auch von OSS-Fällen, also EU-Fernverkäufen im One-Stop-Shop-Verfahren, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Überverkäufe vermeiden
Der Bestandsabgleich startet erst, wenn die Bestellung in Billbee angekommen ist. Je länger das Importintervall, desto größer das Zeitfenster für Doppelverkäufe über mehrere Kanäle. Nutzen Sie Webhooks und ein kurzes Intervall; ein Mindestalter setzen Sie nur, wenn andere Apps Bestellungen tatsächlich nachbearbeiten.
Noch ein Programm?
Neben Billbee noch etwas im Einsatz?
Tragen Sie es ein: Die Prüfung zeigt, ob und wie es sich zusätzlich zu Billbee mit Shopify verbinden lässt.
Häufige Fragen
Was Händler zu Billbee fragen.
Welches System führt bei Billbee und Shopify?
Beim Bestand führt Billbee, denn der Abgleich läuft nur von Billbee zu Shopify. Bestellungen entstehen in Shopify und werden in Billbee importiert. Artikel holen Sie per Import aus Shopify, wobei jede Variante ein eigener Billbee-Artikel wird. Legen Sie neue Produkte deshalb mit SKU in Shopify an und importieren Sie sie danach in Billbee.
Wie schnell kommen Shopify-Bestellungen in Billbee an?
Das hängt vom Importintervall ab, das Sie in der Shopverbindung im Reiter „Synchronisierung“ einstellen. Mit Webhooks importiert Billbee neue Bestellungen schneller. Haben Sie zusätzlich ein Mindestalter gesetzt, holt Billbee die Bestellung erst beim nächsten regulären Shopabruf. Das ist sinnvoll, wenn andere Apps Bestellungen kurz nach dem Kauf noch ändern.
Funktioniert Billbee mit Shopify POS?
Ja. Bestellungen aus Shopify POS, der Kassen-App für den Laden, importiert Billbee zusammen mit den Onlinebestellungen. In den Einstellungen der Verbindung können Sie POS-Bestellungen beim Import automatisch mit dem Tag „POS“ versehen. So trennen Sie Ladenverkäufe in Filtern und Auswertungen sauber vom Onlinegeschäft.
Was muss ich vor dem Bestandsabgleich prüfen?
In Shopify braucht jede Variante eine SKU und eine aktive Inventarverfolgung, sonst meldet Billbee einen Fehler. In Billbee aktivieren Sie den Bestandsabgleich in den Grundeinstellungen der Shopverbindung; zusätzlich muss im Artikel eine aktive, korrekte Quelle hinterlegt sein. Prüfen Sie außerdem den Lagerort der Verbindung und gleichen Sie die Startbestände einmal vollständig ab.
Billbee anbinden lassen?
Wir prüfen Ihren Fall mit Billbee, bevor wir ein Angebot machen, und nennen Ihnen einen Festpreis.