Schnittstellen · Warenwirtschaft und ERP
Shopify und Xentral
verbinden.
Xentral ist ein ERP-System, also eine Software für Warenwirtschaft, Versand und Belege. Mit Shopify verbinden Sie es über den Shopify Connector der Schnittstelle Xentral Connect: Shopify liefert die Bestellungen, Xentral erstellt Lieferscheine und Rechnungen und meldet Bestände, Status und Sendungsnummern zurück. Hier erfahren Sie, wie Sie die Anbindung einrichten und welche Fehlerquellen Xentral selbst beschreibt.
Was fließt
Diese Daten verbinden Shopify und Xentral.
Für Xentral gibt es fertige Lösungen. Was sie übertragen, unterscheidet sich im Detail; das hier ist der übliche Umfang zwischen Shopify und Xentral.
- AufträgeShopify → Xentral
- Xentral holt im Produktivbetrieb alle 15 Minuten Bestellungen ab, die den eingestellten Zahlstatus und Vertriebskanal haben, nach dem Live-Schalten entstanden und höchstens drei Tage alt sind. Versandkosten und Rabatte landen auf eigenen Porto- und Rabattartikeln.
- Artikel und MatrixprodukteXentral → Shopify
- Stammdaten, Texte, Übersetzungen, Bilder und Freifelder überträgt Xentral ereignisbasiert, also bei jeder Änderung; Freifelder landen in Metafeldern, den Zusatzfeldern von Shopify. Varianten bildet Xentral als Matrixprodukt ab. Zum Start ist ein initialer Import aus Shopify möglich.
- BeständeXentral → Shopify
- Sie ordnen Xentral-Lagerorte den Shopify-Standorten zu. Auf Wunsch zieht Xentral Reservierungen und offene Aufträge ab, verrechnet einen Lagerkorrekturwert oder meldet eine Pseudo-Lagerzahl, also einen festen Wert statt des echten Bestands.
- PreiseXentral → Shopify
- Xentral überträgt den Standardpreis oder den Preis einer gewählten Kundengruppe. Mit „Erweiterte Preise“ gehen Preise von Xentral-Kundengruppen an B2B-Kataloge, also Preislisten für Firmenkunden in Shopify, sofern die Kataloge dort genauso heißen wie die Kundengruppen in Xentral.
- Auftragsstatus und TrackingXentral → Shopify
- Sobald Trackinginformationen vorliegen, meldet Xentral Status und Sendungsnummer an Shopify; auf Wunsch verschickt Shopify dann die Versandbenachrichtigung. Optional storniert Xentral Aufträge auch im Shop und meldet in Xentral erfasste Retouren zurück.
- Rechnungen und RückzahlungenXentral → Shopify
- Lieferscheine und Rechnungen erstellt Xentral selbst, etwa im Auto-Versand. Mit der Funktion „Rückzahlungen“ übergibt Xentral freigegebene Gutschriften über den Zahlungsverkehr an Shopify und veranlasst so die Auszahlung an den Kunden.
Die Wege
So kommen Shopify und Xentral zusammen.
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Fertige Integration aus Xentral heraus
Eine fertige Integration gibt es, allerdings nicht als Eintrag im App Store: Der Shopify Connector gehört zu Xentral Connect. Sie richten ihn in Xentral unter Einstellungen › Verkaufen › Shops/Marktplätze › Shopify Connector ein. Xentral empfiehlt die Verbindung über die Public App, die öffentliche App von Xentral, weil sie alle Rechte automatisch setzt; alternativ verbinden Sie eine selbst angelegte Custom App mit Zugriffstoken. Live gehen Sie in zwei Stufen: erst der Integrationsmodus je Funktion, dann der Produktivmodus.
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Über einen Connector
Der Shopify Connector deckt Standardfälle ab. Für Konfigurationsartikel, personalisierte Artikel wie Gravuren und variable Stücklisten reicht er laut Xentral wahrscheinlich nicht; dafür gibt es angepasste „Extended“-Anbindungen über den Solution Consultant oder Partner. Wer Xentral zusätzlich mit anderen Systemen verknüpfen will, findet bei der Integrationsplattform Celigo einen vorgefertigten Xentral-Connector, etwa für Rechnungen, Gutschriften, Kunden und Lieferscheine, sowie eine Shopify-Verbindung.
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Eigene Anbindung über die API
Die Xentral-API ist eine REST-Schnittstelle mit Endpunkten für Aufträge, Produkte, Bestände, Lieferscheine, Trackinginformationen, Rechnungen, Gutschriften und Retouren. Sie melden sich mit Personal Access Tokens an, persönlichen Zugangsschlüsseln aus den Account-Einstellungen. Laut Xentral haben diese Tokens unbegrenzte Rechte und kein Ablaufdatum, sie gehören also nicht in Quellcode. Per Webhook, einer automatischen Benachrichtigung, meldet Xentral Ereignisse wie einen neuen Auftrag. Das lohnt sich für Abläufe außerhalb des Standard-Connectors.
Worauf es ankommt
Stolpersteine bei Xentral.
Optionsnamen exakt gleich
Optionsnamen und -werte wie „Farbe“ und „Grün“ müssen in Xentral und Shopify exakt übereinstimmen, auch bei Leerzeichen sowie Groß- und Kleinschreibung. Sonst entstehen Elternartikel ohne SKU oder Fehler wie „Option does not exist“. Übertragen Sie zuerst das Matrixprodukt mit einer Variante, danach die übrigen.
Pflichtangaben im Matrixprodukt
Für Shopify braucht das Matrixprodukt in Xentral einen Hersteller und zwingend einen Verkaufspreis, sonst läuft die Übertragung nicht fehlerfrei. Auch jede Variante benötigt einen gültigen Verkaufspreis und die Verknüpfung mit der Shop-Schnittstelle. Nehmen Sie im Filter der Artikelzuordnung immer Matrixprodukt und Varianten gemeinsam auf.
Fehlende Artikel stoppen Aufträge
Enthält eine Shopify-Bestellung einen Artikel, den es in Xentral nicht gibt, importiert Xentral sie nicht und vermerkt einen Fehler im Journal, dem Protokoll der Schnittstelle. Legen Sie neue Produkte deshalb immer zuerst in Xentral an und abonnieren Sie über die Systemstatus-Seite E-Mail-Hinweise zu Importfehlern.
Steuern und Versandkosten
Ermäßigt besteuerte Artikel weisen Sie in Shopify einer Kollektion zu, die Sie in Xentral hinterlegen. Führen Sie solche Artikel, aktivieren Sie das Modul „Versand Aufsplitten“, damit die Versandkosten den richtigen Steuersatz erhalten. Lieferschwellen und das OSS-Verfahren für EU-Fernverkäufe besprechen Sie vorab mit Ihrem Steuerbüro.
Reservierungen bei mehreren Standorten
Reservierte Mengen kennt Xentral nur je Artikel, nicht je Lager. Sind mehrere Xentral-Lager mit mehreren Shopify-Standorten verknüpft, zieht Xentral die Reservierung an jedem Standort ab. Das verhindert Überverkäufe, zeigt im Shop aber weniger Bestand an, als tatsächlich verfügbar ist.
Artikel richtig aus dem Shop nehmen
Nehmen Sie einen Artikel nur aus dem Filter der Artikelzuordnung, bleibt er in Shopify sichtbar und bekommt bloß keine Updates mehr. Setzen Sie ihn stattdessen in Xentral auf „Artikel inaktiv“, dann stellt die Anbindung ihn in Shopify auf „Entwurf“. Vom Löschen rät Xentral generell ab.
Noch ein Programm?
Neben Xentral noch etwas im Einsatz?
Tragen Sie es ein: Die Prüfung zeigt, ob und wie es sich zusätzlich zu Xentral mit Shopify verbinden lässt.
Häufige Fragen
Was Händler zu Xentral fragen.
Gibt es Xentral im Shopify App Store?
Die App „Xentral - Business Operations“ der Xentral ERP Software GmbH lässt sich laut ihrer Store-Seite aktuell nicht aus dem Shopify App Store installieren (geprüft im Oktober 2026). Die Anbindung funktioniert trotzdem: Sie starten die Integration in Xentral, und die Public App wird dabei im Hintergrund in Ihrem Shop installiert. Für Einrichtung und Verwaltung der Schnittstelle brauchen Sie Admin-Rechte in Xentral.
Wie oft tauschen Xentral und Shopify Daten aus?
Bestellungen holt Xentral im Produktivbetrieb alle 15 Minuten ab. Artikel, Bestände, Preise, Auftragsstatus und Tracking gehen ereignisbasiert an Shopify, sobald sich ein Datensatz ändert. Einzelne Datensätze stoßen Sie im Journal manuell an. Vor einem manuellen Auftragsimport warten Sie laut Xentral ein Intervall ab, damit keine doppelten Aufträge entstehen.
Kann ich vorhandene Shopify-Artikel in Xentral übernehmen?
Ja, über den initialen Datenimport im Migrationsmodus. Jeder Artikel braucht dafür eine SKU, ermäßigt besteuerte Artikel eine passende Kollektion. Gibt es die SKU in Xentral schon, überschreibt der Import die vorhandenen Daten. Bereinigen Sie die Daten deshalb vorher im Shop. Für zwei- bis dreitausend Artikel nennt Xentral etwa drei Stunden Importdauer.
Was tun, wenn die Artikelnummern abweichen?
Standardmäßig verknüpft Xentral Artikel über die Artikelnummer, also die SKU. Weichen die Nummern im Shop ab, aktivieren Sie in den erweiterten Einstellungen die Verknüpfung über Fremdnummern und tragen je Artikel die Shopify-SKU ein. Andere Felder wie die Produkt-ID wirken dabei nicht. Löschen Sie dann einen Artikel in Xentral, entfernen Sie ihn im Shop selbst.
Xentral anbinden lassen?
Wir prüfen Ihren Fall mit Xentral, bevor wir ein Angebot machen, und nennen Ihnen einen Festpreis.