Schnittstellen · Warenwirtschaft und ERP
Shopify und weclapp
verbinden.
weclapp ist eine Cloud-ERP-Software der weclapp GmbH aus Kitzingen mit Warenwirtschaft, Lager, CRM und Finanzbuchhaltung. Wenn Sie Shopify und weclapp verbinden, kommen Bestellungen als Aufträge in die Warenwirtschaft, Bestände und Sendungsnummern gehen zurück in den Shop. Diese Seite zeigt, welche Daten in welche Richtung fließen, welche Wege es gibt und wo es in der Praxis hakt.
Was fließt
Diese Daten verbinden Shopify und weclapp.
Für weclapp gibt es fertige Lösungen. Was sie übertragen, unterscheidet sich im Detail; das hier ist der übliche Umfang zwischen Shopify und weclapp.
- Artikel, Varianten und Bilderweclapp ↔ Shopify
- Preise, Texte, Bilder und Varianten übertragen Sie per Artikelsynchronisierung in beide Richtungen. Das klappt nur, wenn Produkt-ID, Varianten-ID und SKU (die Artikelnummer) in beiden Systemen übereinstimmen; weclapp speichert die Shopify-IDs am Artikel.
- Lagerbestandweclapp → Shopify
- Mit aktivierter automatischer Bestandsübertragung sendet weclapp die Bestände alle fünf Minuten an die zugeordneten Shopify-Standorte. Umgekehrt fließt kein Bestand: weclapp ist laut Dokumentation immer das führende System für die Bestandspflege.
- BestellungenShopify → weclapp
- Mit der automatischen Auftragsübertragung landen neue Shopify-Bestellungen als Aufträge mit Kundenbezug in weclapp, ab einem Datum, das Sie festlegen. Versandkosten und Zahlungsarten übersetzt weclapp dabei über Zuordnungstabellen in eigene Werte.
- KundenShopify → weclapp
- Kundendaten kommen mit den Aufträgen. weclapp ordnet sie über die Kundennummer oder die E-Mail-Adresse zu und kann bestehende Kunden beim Import aktualisieren. Laut Dokumentation gehen Kunden nur von Shopify nach weclapp, nicht zurück.
- Auftragsstatus und Trackingweclapp → Shopify
- Zahl- und Versandstatus sowie die Sendungsnummer meldet weclapp an Shopify zurück; für Versanddaten muss in Auftrag und Lieferung eine Versandart stehen. Mit der Auftragsstatuspriorisierung bestimmen Sie, welcher Status wann gesendet wird, etwa „abgeschlossen“ erst nach „bezahlt“.
- Shopify-Payments-TransaktionenShopify → weclapp
- In der Beta-Funktion „Shopify Payments“ prüft weclapp stündlich auf neue Transaktionen. Sie kommen mit Auszahlungs-ID und Auftragsnummer auf ein hinterlegtes weclapp-Bankkonto und werden anhand der Auftragsnummer mit offenen Posten verrechnet.
Die Wege
So kommen Shopify und weclapp zusammen.
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Fertige App aus dem Shopify App Store
Die weclapp GmbH bietet selbst die App „weclapp“ im Shopify App Store an, gelistet seit März 2024. Die Verbindung starten Sie in weclapp unter Globale Einstellungen, Integration, Shops, Shopify. Tragen Sie dort die myshopify-Adresse ein, nicht Ihre normale Shop-Domain, sonst kommt keine Verbindung zustande. Danach installieren Sie die App und bestätigen die Berechtigungen per OAuth, einem Freigabeverfahren, bei dem Sie den Zugriff direkt in Shopify erlauben.
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Über einen Connector
Für Abläufe außerhalb der App gibt es bei der Automatisierungsplattform Make zwei weclapp-Apps aus der Community, von #makeitfuture und von MAXMEL Tech; Make selbst entwickelt und pflegt sie nicht. Zapier bietet laut eigener Seite keine offizielle weclapp-Integration, dort ginge es nur über Webhooks, eigene API-Aufrufe oder Code. weclapp selbst verschickt Webhooks, also automatische Benachrichtigungen an eine Adresse Ihrer Wahl, wenn etwa ein Auftrag oder Artikel angelegt, geändert oder gelöscht wird.
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Eigene Anbindung über die API
weclapp hat eine REST-API, also eine Programmierschnittstelle, aktuell in Version v2. Sie deckt unter anderem Artikel, Aufträge, Kunden, Lieferungen und Lagerbestände ab. Sie melden sich mit einem persönlichen API-Token an, einer Art Passwort für Programme; er hat genau die Rechte seines Benutzers. Feste Ratenlimits gibt es nicht, bei Überlast antwortet weclapp mit dem Statuscode 429. Eine eigene Anbindung kommt infrage, wenn Sie Abläufe brauchen, die die App nicht abdeckt, etwa Daten aus weiteren Systemen.
Worauf es ankommt
Stolpersteine bei weclapp.
Artikel nie doppelt anlegen
weclapp rät ausdrücklich davon ab, Artikel in Shopify und weclapp getrennt von Hand anzulegen. Bestand, Preise und Status gleichen sich nur ab, wenn Produkt-ID, Varianten-ID und SKU passen. Legen Sie Artikel in einem System an und übertragen Sie sie; fehlende IDs holt eine Artikelsynchronisierung vom Shop nach weclapp nach.
SKU an jeder Variante
Ohne eindeutige SKU an jeder Shopify-Variante bricht die Übertragung ab, etwa mit „no article found for null“ oder „Keine Artikelnummer gefunden“. Prüfen Sie vor dem Start alle Varianten. Fehlt ein Artikel beim Auftragsimport in weclapp, kann eine Einstellung ihn ersatzweise als Textposition anlegen, damit der Auftrag trotzdem ankommt.
Steuerregeln im Gleichschritt
Weichen die Bruttobeträge in weclapp und Shopify ab, fehlen laut weclapp Steuerregeln für das Empfängerland oder sie sind falsch. Für Lieferungen ins EU-Ausland nach dem OSS-Verfahren (One-Stop-Shop für die Umsatzsteuer) müssen die Ländersätze in beiden Systemen gleich angelegt sein. Steuersätze, Rechnungsnummernkreise und Belege nach GoBD, den Buchführungsregeln der Finanzverwaltung, stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab.
Varianten und Bundles
weclapp überträgt bei Variantenartikeln nur drei Optionen nach Shopify, und ohne gewählten Hauptartikel gehen die Varianten gar nicht hinüber. Verpackungseinheiten lassen sich laut Dokumentation (Stand Juli 2024) nicht synchronisieren. Bundles bilden Sie als Verkaufsstückliste ab, also als Artikel aus mehreren Einzelartikeln. Planen Sie die Variantenstruktur, bevor Sie Artikel übertragen.
Bestand nur in eine Richtung
Bestände fließen ausschließlich von weclapp nach Shopify und nur für Lager, die Sie im Reiter „Lager“ einem Shopify-Standort zugeordnet haben. Korrekturen, die Sie direkt in Shopify vornehmen, kommen in weclapp nicht an. Zählen und buchen Sie Bestände deshalb in weclapp, auch Retouren und Inventuren.
Aufträge bleiben aus
Kommen Aufträge ohne Fehlermeldung nicht an, nennt weclapp als Ursache ein zu altes Auftragsdatum in Verbindung mit dem Feld „Letzte fehlerfreie Synchronisierung“. Leeren Sie das Feld oder tragen Sie Sicherheitstage ein. Fehlgeschlagene Statusmeldungen zeigt das E-Commerce-Center von weclapp, von dort senden Sie sie gesammelt erneut.
Noch ein Programm?
Neben weclapp noch etwas im Einsatz?
Tragen Sie es ein: Die Prüfung zeigt, ob und wie es sich zusätzlich zu weclapp mit Shopify verbinden lässt.
Häufige Fragen
Was Händler zu weclapp fragen.
Funktioniert die Anbindung auch mit weclappON?
Nein. Shopify wird per OAuth verbunden, deshalb ist die Schnittstelle laut weclapp mit der Vor-Ort-Variante weclappON nicht nutzbar; auch der Vergleich zwischen weclapp Cloud und weclappON führt Shopify unter den nicht funktionsfähigen Integrationen. Wer Shopify und weclapp verbinden will, braucht weclapp in der Cloud. Klären Sie das vor einer Neueinführung oder einem Umzug der Warenwirtschaft.
Wie oft gleicht weclapp den Bestand mit Shopify ab?
Ist die automatische Bestandsübertragung eingeschaltet, sendet weclapp die Bestände alle fünf Minuten an Shopify. Shopify-Payments-Transaktionen prüft weclapp stündlich. Für Aufträge gibt es eine automatische Übertragung, einen festen Takt nennt die Dokumentation dafür nicht. Weil zwischen zwei Abgleichen weiter verkauft werden kann, arbeiten Sie bei sehr knappen Artikeln besser mit einem kleinen Sicherheitsbestand.
Kann ich vorhandene Shopify-Produkte nach weclapp übernehmen?
Ja. In der Artikelliste wählen Sie „Externe Dienste“ und dann „Artikelsynchronisierung“ mit der Richtung vom Shop nach weclapp. Dabei übernimmt weclapp die Shopify-IDs. Vorher müssen in den Shopify-Einstellungen Vertriebswege und Steuern zugeordnet sein, sonst kommen keine Artikel an. weclapp empfiehlt, nach der Erstanbindung alle Artikel einmal in beide Richtungen abzugleichen.
Wie kommen Shopify-Zahlungen in die weclapp-Buchhaltung?
Zahlungsarten ordnen Sie in einer Tabelle mit Einträgen wie klarna, paypal, card und shopify_payments zu. Zusätzlich kann weclapp seit Release 24.21.1 als Beta Shopify-Payments-Transaktionen importieren und über die Auftragsnummer mit offenen Posten verrechnen. Dann darf die Schnittstelle diese Posten nicht vorab auf bezahlt setzen. Die Buchungslogik legen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater fest.
weclapp anbinden lassen?
Wir prüfen Ihren Fall mit weclapp, bevor wir ein Angebot machen, und nennen Ihnen einen Festpreis.