Schnittstellen · Buchhaltung
Shopify und easybill
verbinden.
Das Rechnungsprogramm easybill läuft in der Cloud und hat ein eigenes Modul für Onlineshops: easybill Connect, früher Import Manager. Um Shopify und easybill zu verbinden, gibt es eine App der easybill GmbH im Shopify App Store. Darüber holt easybill Bestellungen und Erstattungen ab, erzeugt Rechnungen und Gutschriften und gibt sie an DATEV oder Lexware Office weiter.
Was fließt
Diese Daten verbinden Shopify und easybill.
Für easybill gibt es fertige Lösungen. Was sie übertragen, unterscheidet sich im Detail; das hier ist der übliche Umfang zwischen Shopify und easybill.
- BestellungenShopify → easybill
- Bestellungen holt easybill Connect nach Filtern ab: Bestellstatus, Zahlungsstatus, Versandstatus und Geschäftseinheit. Der automatische Import läuft zu bis zu zwei festen Uhrzeiten am Tag und erstellt die Rechnungen standardmäßig gleich mit.
- ErstattungenShopify → easybill
- Ist der Gutschriften-Import aktiv, ruft easybill Erstattungen aus Shopify ab und erzeugt automatisch eine Gutschrift passend zur vorherigen Rechnung. Nur mit diesem Import legt easybill auch Gutschrift-PDFs an der Shopify-Bestellung ab.
- VersandlandShopify → easybill
- Wer aus Lagern in mehreren Ländern versendet, aktiviert „Versandland abrufen“, damit easybill den Steuersatz passend zum Absenderland vergibt. Shopify übermittelt das Versandland erst, wenn die Bestellung als versendet markiert ist.
- Rechnungs-PDFseasybill → Shopify
- Rechnungen und Gutschriften legt easybill Connect als PDF im Shopify-Bereich „Dateien“ ab und verknüpft sie über Metafelder, also Zusatzfelder der Bestellung. Ihr Support sieht Rechnungsnummer und PDF dann direkt im Shopify-Admin.
- Sendungsdateneasybill → Shopify
- Erstellen Sie Versandetiketten über easybill Connect, gehen die Trackingdaten zurück an den Shop. Auf Wunsch verschickt Shopify dann seine Versandbenachrichtigung; easybill selbst schreibt den Kunden dazu nicht an.
- Export an die Buchhaltungeasybill → DATEV oder Lexware Office
- Ausgangsrechnungen gehen per DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 nach DATEV Unternehmen online oder als Datei im DATEV-Format an die Kanzlei. Alternativ überträgt easybill Rechnungen, Stornos und Gutschriften an Lexware Office.
Die Wege
So kommen Shopify und easybill zusammen.
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Fertige App aus dem Shopify App Store
Die App „easybill“ stammt von der easybill GmbH selbst und ist seit 2022 im Shopify App Store gelistet. Sie verbindet den Shop mit easybill Connect; Filter, Steuerlogik, Rechnungsdesign und Importzeiten stellen Sie danach in easybill ein, nicht in Shopify. Wer noch die frühere, nicht gelistete easybill-App nutzt, muss laut easybill auf die gelistete App wechseln. Die Einstellungen in easybill Connect bleiben dabei erhalten.
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Über einen Connector
Über Make, einen Automatisierungsdienst mit fertigen Bausteinen für viele Programme, steht eine verifizierte easybill-App bereit. Sie legt Dokumente, Kunden und Zahlungen an oder schließt Dokumente ab und lässt sich mit Ereignissen aus Shopify verbinden, etwa für Fälle, die die Importfilter nicht abdecken. Für den Zahlungsabgleich gibt es PayJoe: Der Dienst holt Rechnungen per API aus easybill und ordnet ihnen Zahlungen zu, auch aus Shopify Payments.
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Eigene Anbindung über die API
Die easybill REST API unter api.easybill.de/rest/v1 verwaltet alle Dokumentarten von Rechnung über Gutschrift und Storno bis Lieferschein, dazu Kunden, Artikel, Zahlungen und den PDF-Versand. Webhooks melden zum Beispiel neue, abgeschlossene oder bezahlte Dokumente. Abgeschlossene Rechnungen löscht die API wegen der GoBD-Aufbewahrungsregeln nicht, sie werden storniert. Wie viele Anfragen pro Minute erlaubt sind, hängt vom Tarif ab. Eine Eigenlösung lohnt sich, wenn ein ERP, also ein Warenwirtschaftssystem, die Abläufe steuert.
Worauf es ankommt
Stolpersteine bei easybill.
Import nur einmal je Bestellung
Jede Shopify-Bestellung übernimmt easybill genau einmal und aktualisiert sie danach nicht. Ändern Sie eine Bestellung nach dem Import, stimmt die Rechnung nicht mehr mit dem Shop überein. Stellen Sie die Importfilter deshalb so ein, dass nur abgeschlossene Bestellungen kommen, zum Beispiel bezahlt und versendet.
Sammelzahlungen bleiben Handarbeit
Der Zahlungsabgleich von easybill bucht nur automatisch, wenn ein Bankumsatz auf den Cent zu genau einem Beleg passt. Sammelzahlungen erkennt easybill nicht, und eine Transaktion wird nicht auf mehrere Rechnungen verteilt. Eine Auszahlung von Shopify Payments mit vielen Bestellungen und abgezogenen Gebühren ordnen Sie also selbst zu oder über einen Spezialdienst.
OSS-Einstellungen je Zugang
Das Startdatum für das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop, gesammelte Meldung der Umsatzsteuer für EU-Fernverkäufe) tragen Sie in easybill Connect unter den steuerlichen Einstellungen ein, bei mehreren Zugängen in jedem einzeln. Abweichende Steuersätze einzelner Produkte im Ausland vergibt easybill über eine SKU-Datenbank, also nach Artikelnummer. Zeigt Shopify im Warenkorb einen anderen Satz, weicht die Rechnung vom bezahlten Betrag ab.
Rechnungsnummern aus dem ERP
Vergibt ein ERP die Rechnungsnummern, übernimmt easybill sie aus Metafeldern der Bestellung. Das klappt nur mit dem automatischen Import über die GraphQL-API, die aktuelle Programmierschnittstelle von Shopify, und die Nummer muss vor dem Import feststehen. Eine Regel unter „Bestellungen überspringen“ hält Bestellungen ohne Nummer zurück, bis das Feld befüllt ist.
Rechnungslinks sind öffentlich
Rechnungs-PDFs, die easybill in Shopify ablegt, liefert Shopify über sein CDN aus, ein Netz zur Auslieferung von Dateien. Wer den Link kennt, kann die Datei ohne Anmeldung öffnen. Geben Sie Rechnungslinks deshalb nur an den jeweiligen Kunden weiter. Für die Ablage müssen bestehende Verbindungen einmal neu verbunden werden.
Jeden Shop nur einmal anbinden
Ein Shop darf nur in einem easybill-Connect-Zugang hängen, darauf weist easybill ausdrücklich hin. Sonst kann dieselbe Bestellung zweimal abgerechnet werden. Bei mehreren Shops installieren Sie die App in jedem Shop und wählen in jedem Zugang genau den passenden Shop aus.
Noch ein Programm?
Neben easybill noch etwas im Einsatz?
Tragen Sie es ein: Die Prüfung zeigt, ob und wie es sich zusätzlich zu easybill mit Shopify verbinden lässt.
Häufige Fragen
Was Händler zu easybill fragen.
Ist die easybill-App für Shopify offiziell?
Ja. Entwickler der App „easybill“ im Shopify App Store ist die easybill GmbH. Die App stellt nur die Verbindung her; Filter, Steuern, Nummernkreise und Layouts verwalten Sie in easybill Connect. Wer früher mit der nicht gelisteten App verbunden war, deinstalliert sie, installiert die gelistete App und wählt den Shop in easybill Connect neu aus.
Kann ich easybill mit Lexware Office kombinieren?
Ja. easybill überträgt Rechnungen, Stornos und Gutschriften per Schnittstelle an Lexware Office. Zahlungen gehen dabei nicht mit, die Belege erscheinen dort zunächst als offen. Dokumente in Fremdwährung lassen sich nicht übertragen, und wer beim Export „alle Dokumente“ wählt, legt bereits übertragene Rechnungen doppelt an. Das passt, wenn easybill die Rechnungen schreibt und Lexware Office bucht.
Wie behält easybill die OSS-Lieferschwelle im Blick?
Dafür gibt es in easybill Connect eine Lieferschwellen-Überwachung, die Ihre Umsätze in andere EU-Länder zusammenzählt. Seit Juli 2021 gilt eine gemeinsame Schwelle für alle EU-Länder; laut Shopify-Hilfe liegt sie bei 10.000 Euro im Jahr. Darüber wird die Umsatzsteuer des Kundenlands fällig. Ab wann das für Sie gilt und wie Sie melden, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.
Wie helfen Sie bei der easybill-Anbindung?
Wir richten die easybill-App im Shop ein, stimmen Importfilter, Brutto- oder Nettopreise und den Versandstandort auf Ihre Abläufe ab und testen Bestellungen mit Erstattung, Teilversand und Auslandsversand. Den Export an DATEV oder Lexware Office legen Sie mit Ihrer Kanzlei fest. Sonderfälle wie Rechnungsnummern aus einem ERP setzen wir über Shopify Flow und Metafelder um.
easybill anbinden lassen?
Wir prüfen Ihren Fall mit easybill, bevor wir ein Angebot machen, und nennen Ihnen einen Festpreis.