Schnittstellen · Buchhaltung
Shopify und lexoffice
verbinden.
Seit 2024 heißt lexoffice Lexware Office; am Funktionsumfang hat sich laut Hersteller nichts geändert. Wer Shopify und lexoffice verbinden möchte, findet im Shopify App Store mehrere fertige Apps, die aus Bestellungen Rechnungen und aus Erstattungen Gutschriften erzeugen. Ob das im Alltag trägt, zeigt sich bei Zahlungen, Gebühren und Auslandsverkäufen – die Buchungslogik dafür stimmen Sie vorab mit Ihrer Kanzlei ab.
Was fließt
Diese Daten verbinden Shopify und lexoffice.
Für lexoffice gibt es fertige Lösungen. Was sie übertragen, unterscheidet sich im Detail; das hier ist der übliche Umfang zwischen Shopify und lexoffice.
- Bestellungen und RechnungenShopify → Lexware Office
- Aus jeder Bestellung entsteht eine Rechnung mit Positionen, Versandkosten und Steuersätzen. Die Rechnungsnummer vergibt Lexware Office aus seinem eigenen Nummernkreis, nicht Shopify. Auf Wunsch verschickt die App die Rechnung per E-Mail an den Kunden.
- Erstattungen und GutschriftenShopify → Lexware Office
- Erstatten Sie eine Bestellung ganz oder teilweise, legt die App in Lexware Office eine Gutschrift an und kann sie dem Kunden per E-Mail schicken. Wie Ihre App mehrere Teilerstattungen zu einer Bestellung abbildet, sollten Sie vor dem Start testen.
- Kunden und KontakteShopify → Lexware Office
- Aus Shopify-Aufträgen legt Lexware Office neue Kundenkontakte an oder ordnet die Bestellung einem bestehenden Kunden zu. Steuerfreie Ausfuhrlieferungen in Drittländer wie die Schweiz brauchen einen eigenen Kontakt; der Sammelkunde, ein gemeinsamer Kontakt für Einmalkäufer, reicht dafür nicht.
- Zahlungen und GebührenShopify → Lexware Office
- Je nach App und Tarif kommen Zahlungen aus Shopify Payments, PayPal oder Klarna samt Transaktionsgebühren in Lexware Office an und werden mit den Rechnungen verknüpft. Fehlen diese Daten, bleiben Rechnungen offen, bis Sie Zahlungen selbst zuordnen.
- Belege und RechnungslinksLexware Office → Shopify
- Manche Apps zeigen die erzeugten Belege direkt in der Bestellansicht, setzen Rechnungslinks in Shopify-Benachrichtigungen oder bieten den Rechnungsdownload im Kundenkonto. Kunden und Support finden die Rechnung dann, ohne Lexware Office zu öffnen.
Die Wege
So kommen Shopify und lexoffice zusammen.
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Fertige App aus dem Shopify App Store
Im Shopify App Store finden Sie unter anderem „Lexware Office (lexoffice)“ von Eshop Guide, die Lexware auf seiner Partnerseite als Shopify-Integration führt, „Lexware Office+ (lexoffice)“ von Appify und „Buchhaltung: sevdesk & Lexware“ von zrapp.group. Alle drei erzeugen Rechnungen und Gutschriften aus Bestellungen. Unterschiede liegen bei Gebührenübernahme, Lieferscheinen, Shopify Flow (dem Automatisierungswerkzeug von Shopify), Kassenverkäufen über POS und dem Import älterer Bestellungen. Vergleichen Sie die Tarifdetails, bevor Sie sich festlegen.
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Über einen Connector
Ein Connector ist ein Automatisierungsdienst, der Programme ohne eigene Programmierung verknüpft. Make führt eine verifizierte Lexware-Office-App, mit der Sie Kontakte, Rechnungen und Belege anlegen und an Ereignisse aus Shopify koppeln. Bei Zapier kann die Lexware-Office-App derzeit nur Belege hochladen. Für Sammelauszahlungen beschreibt die Lexware-Hilfe den Dienst PayJoe: Er holt Zahlungsdaten, auch aus Shopify Payments, ab und übergibt sie als Einzelumsätze an Lexware Office.
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Eigene Anbindung über die API
Die Lexware API ist eine REST-Schnittstelle, also eine Programmierschnittstelle über das Web, unter api.lexware.io. Sie legt Kontakte, Artikel, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine und Belege an, lädt Dateien hoch und meldet Änderungen per Webhook, einer automatischen Benachrichtigung. Zahlungen lassen sich nur lesen, und es gelten höchstens zwei Anfragen pro Sekunde. Eine Eigenlösung lohnt sich bei Sonderlogik, etwa mehreren Shops mit eigener Warenwirtschaft dazwischen.
Worauf es ankommt
Stolpersteine bei lexoffice.
Nur eine Gutschrift je Rechnung
Laut API-Dokumentation lässt sich in Lexware Office nur eine Gutschrift direkt mit einer Rechnung verknüpfen. Erstatten Sie zu einer Bestellung mehrfach Teilbeträge, entstehen weitere Gutschriften ohne Bezug, die offen bleiben, bis Sie sie zuordnen. Prüfen Sie mit Testbestellungen, wie Ihre App diesen Fall löst.
Festschreibung bei Übergabe
Lexware Office schreibt Buchungen automatisch fest, etwa mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder bei Übergabe per DATEV-Buchungsdatenservice. Danach sind sie unveränderbar, wie es die GoBD verlangen, die Regeln der Finanzverwaltung für ordnungsgemäße digitale Buchführung. Korrekturen laufen dann nur noch über Storno und neue Erfassung. Prüfen Sie Shopify-Daten deshalb vor diesen Terminen.
Nummernkreis sauber halten
Jede per API angelegte Rechnung verbraucht eine Nummer aus dem Lexware-Nummernkreis, auch ein Entwurf. Legen Sie Testrechnungen deshalb nicht im Echtkonto an und schalten Sie andere Rechnungs-Apps im Shop ab. Sonst entstehen Lücken in der Nummernfolge oder zwei Rechnungen zur selben Bestellung.
Sammelauszahlungen von Shopify Payments
Shopify Payments überweist viele Bestellungen in einer Summe, Gebühren sind bereits abgezogen. Diese Zahlung passt zu keiner einzelnen Rechnung. Lösen lässt sich das über die Gebührenübernahme der App oder über PayJoe. Umsatzsteuer weist Shopify auf diese Gebühren für Händler in der EU, außer in Irland, nicht aus: Es gilt Reverse Charge, Steuerschuldner sind also Sie.
OSS und Fernverkäufe
Liefern Sie an Privatkunden in anderen EU-Ländern und nutzen das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop, die zentrale Meldung der EU-Umsatzsteuer im Inland), muss Shopify die Steuersätze des Ziellands berechnen. Lexware Office kennzeichnet solche Rechnungen als Fernverkauf und erwartet bei passender Profileinstellung die Sätze des Bestimmungslands. Shop, App und Lexware-Profil müssen dazu übereinstimmen.
Neue API-Adresse
Im Zuge der Umbenennung hat Lexware die API am 26. Mai 2025 auf die Adresse api.lexware.io umgestellt und die vorherige Adresse nur bis Dezember 2025 weiter angeboten. Prüfen Sie ältere Eigenlösungen, Skripte oder Connector-Abläufe, die noch die alte lexoffice-Adresse aufrufen, und stellen Sie sie um.
Noch ein Programm?
Neben lexoffice noch etwas im Einsatz?
Tragen Sie es ein: Die Prüfung zeigt, ob und wie es sich zusätzlich zu lexoffice mit Shopify verbinden lässt.
Häufige Fragen
Was Händler zu lexoffice fragen.
Heißt lexoffice jetzt Lexware Office?
Ja. Lexware führt die Software seit 2024 unter dem Namen Lexware Office; Verträge und Konditionen blieben laut Hersteller unverändert. Viele Shopify-Apps tragen deshalb beide Namen, etwa „Lexware Office (lexoffice)“. Spürbar ist die Umbenennung vor allem bei Eigenlösungen: Die API läuft unter einer neuen Adresse, die Web-Anwendung unter app.lexware.de.
Welche App passt zu meinem Shop?
Das hängt von Ihren Abläufen ab. Prüfen Sie, ob Sie Gebühren von Shopify Payments in der Buchhaltung brauchen, Lieferscheine, mehrere Shops, Kassenverkäufe oder den Import älterer Bestellungen. Genau dort unterscheiden sich die Apps und ihre Tarife. Testen Sie vor dem Start typische Fälle: Inlandsbestellung, Auslandsversand, Teilerstattung und Rabattcode.
Brauche ich E-Rechnungen für Geschäftskunden?
Für Rechnungen an Unternehmen im Inland schrittweise ja. E-Rechnungen empfangen können müssen alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025; andere Formate sind beim Ausstellen nur übergangsweise erlaubt, bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Privatkunden sind nicht betroffen. Lexware Office erzeugt E-Rechnungen etwa als XRechnung oder ZUGFeRD; Details klären Sie mit Ihrer Kanzlei.
Wobei helfen Sie mir bei lexoffice?
Wir helfen bei der Wahl der App, richten sie im Shop ein und prüfen mit Testbestellungen, ob Rechnungen, Gutschriften, Steuersätze und Zahlungen korrekt in Lexware Office ankommen. Welche Konten und Steuerschlüssel gelten, legen Sie mit Ihrer Kanzlei fest. Für Sonderfälle wie mehrere Shops kommt eine Ergänzung über die Lexware API in Frage.
lexoffice anbinden lassen?
Wir prüfen Ihren Fall mit lexoffice, bevor wir ein Angebot machen, und nennen Ihnen einen Festpreis.